Este documento resume las reglas internas para el uso del sistema
Nexa CTRL por parte de personal autorizado. No sustituye el criterio de la empresa ni el
asesoramiento jurídico profesional.
1. Objeto y alcance
Nexa CTRL es un sistema de gestión de ventas, inventario y
cobranza destinado al uso exclusivo de la empresa y de los usuarios expresamente autorizados. Cualquier
acceso, consulta o registro realizado en el sistema se presume efectuado dentro del marco de las
funciones laborales del usuario.
2. Usuarios autorizados
Solo podrán acceder al sistema los usuarios que cuenten con credenciales válidas asignadas por la
empresa.
Las credenciales de acceso son personales e intransferibles. El usuario es responsable de su uso y
custodia, así como de notificar de inmediato cualquier sospecha de uso indebido.
La empresa podrá modificar, suspender o revocar accesos en cualquier momento por motivos de
seguridad, reorganización interna o incumplimiento de estas condiciones.
3. Uso aceptable del sistema
El sistema deberá utilizarse únicamente para registrar operaciones reales de la empresa
(presupuestos, ventas, compras, inventario, cobranzas, reportes, etc.).
Se prohíbe introducir datos falsos, manipulados o incompletos con la intención de ocultar
información, alterar resultados o afectar la contabilidad de la empresa.
No se permite utilizar Nexa CTRL para fines personales, ajenos a la actividad comercial o en
contra de la normativa vigente.
4. Confidencialidad y propiedad de la información
Toda la información registrada en el sistema (incluyendo datos de clientes, proveedores, productos,
precios, condiciones comerciales y reportes) es confidencial y de uso exclusivo de la empresa.
El usuario se obliga a no copiar, extraer, divulgar o compartir información del sistema con
terceros no autorizados, salvo instrucciones expresas de la empresa.
La empresa es titular de todos los derechos sobre la base de datos, configuraciones y reportes
generados por Nexa CTRL.
5. Registro de actividad y auditoría
El sistema puede registrar información de actividad (fecha y hora de acceso, usuario, operaciones
realizadas, cambios en datos sensibles, etc.) con fines de control interno y seguridad.
La empresa se reserva el derecho de auditar periódicamente dichos registros para verificar el
cumplimiento de políticas internas, detectar irregularidades y prevenir fraudes.
El uso del sistema implica la aceptación de estos mecanismos de registro y auditoría.
6. Incumplimientos y medidas
El incumplimiento de estas condiciones, o el uso negligente o
fraudulento del sistema, puede dar lugar a medidas internas por parte de la empresa, sin perjuicio de
las responsabilidades administrativas, civiles o penales que puedan corresponder.
Política de privacidad
Esta política describe, de forma general, cómo se tratan los datos
personales dentro del ecosistema Nexa CTRL. La empresa podrá adaptarla según cambios normativos o
necesidades operativas.
1. Tipos de datos tratados
Datos de identificación y contacto de clientes y proveedores (nombre, documento de identidad,
direcciones, teléfonos, correos electrónicos u otros datos similares).
Datos relativos a operaciones comerciales: facturación, notas de entrega, pedidos, cuentas por
cobrar, historial de compras y ventas.
Datos de usuarios internos: nombre, rol, identificadores de acceso y registros de actividad dentro
del sistema.
2. Finalidades del tratamiento
Gestionar de forma eficiente las operaciones de ventas, inventario, cobranzas y relación con
clientes y proveedores.
Cumplir con obligaciones contables, fiscales y regulatorias aplicables a la empresa.
Realizar análisis internos y reportes de gestión, siempre sobre datos agregados o anonimizados
cuando sea posible.
Mejorar la calidad del servicio, la trazabilidad de operaciones y la seguridad de la información.
3. Base legal y conservación de los datos
El tratamiento de datos se fundamenta en la relación comercial o contractual existente con
clientes, proveedores y usuarios internos, así como en las obligaciones legales de la empresa.
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las
exigencias legales de archivo y prescripción de responsabilidades.
Transcurridos dichos plazos, la empresa podrá anonimizar o eliminar la información de forma
segura.
4. Acceso a la información y terceros
El acceso a los datos dentro de Nexa CTRL está limitado al personal que necesite utilizarlos para
el desempeño de sus funciones (principio de "necesidad de saber").
La empresa no comercializa los datos personales ni los cede a terceros con fines distintos a los
establecidos en esta política.
Podrán intervenir proveedores de servicios tecnológicos (por ejemplo, alojamiento de bases de
datos o copias de seguridad) que actúen siguiendo instrucciones de la empresa y con las garantías
de seguridad adecuadas.
5. Seguridad de la información
La empresa aplicará medidas técnicas y organizativas razonables para proteger los datos frente a
accesos no autorizados, pérdida, alteración o divulgación indebida.
Entre otras, podrán incluirse políticas de control de acceso, copias de seguridad periódicas, uso
de credenciales individuales y revisión de registros de actividad.
Aunque se buscan altos estándares de seguridad, ningún sistema es completamente invulnerable; por
ello, la empresa revisará y mejorará continuamente sus controles.
6. Derechos y consultas
Las personas cuyos datos estén incorporados en el sistema podrán
solicitar a la empresa la revisión, corrección o eliminación de su información cuando sea procedente y
compatible con las obligaciones legales de conservación. Cualquier solicitud o consulta deberá canalizarse
por los medios oficiales definidos por la empresa.
Uso de cookies y datos técnicos
Esta sección explica cómo el sistema utiliza cookies, almacenamiento
local del navegador y otros identificadores técnicos necesarios para su correcto funcionamiento.
1. ¿Qué son las cookies?
Las cookies son pequeños archivos que el navegador almacena en el
dispositivo del usuario y que permiten recordar cierta información técnica (por ejemplo, la sesión
iniciada o algunas preferencias de uso). También se utilizan mecanismos equivalentes como el
almacenamiento local o de sesión del navegador.
2. Cookies y almacenamientos utilizados
Cookies de sesión y autenticación: permiten mantener la
sesión iniciada del usuario mientras navega por el sistema, validar sus permisos y proteger contra
accesos no autorizados.
Almacenamiento local para rendimiento: puede usarse para
guardar datos técnicos o de sincronización temporal (por ejemplo, ventas pendientes de enviar al
servidor) con el fin de mejorar la experiencia en conexiones inestables.
Registros técnicos: el sistema puede registrar información
básica del dispositivo y del navegador (tipo de navegador, dirección IP, fechas y horas de acceso)
con fines de seguridad, auditoría y diagnóstico de incidencias.
3. Finalidad y duración
Las cookies y almacenamientos usados por Nexa CTRL tienen como finalidad principal garantizar el
funcionamiento seguro y continuo del sistema.
La mayoría de las cookies de sesión se eliminan automáticamente al cerrar sesión o el navegador.
Otros almacenamientos técnicos pueden mantenerse durante más tiempo para permitir la
reanudación de operaciones pendientes, siempre dentro de los límites definidos por la empresa.
4. Gestión por parte del usuario
El usuario puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies y datos de navegación.
No obstante, si desactiva ciertos elementos técnicos es posible que algunas funciones de Nexa CTRL
no se encuentren disponibles o dejen de funcionar correctamente.
En caso de dudas sobre la configuración adecuada, se recomienda consultar con el área de sistemas
o soporte interno de la empresa antes de realizar cambios drásticos.
El uso continuado del sistema por parte de usuarios autorizados se
entenderá como aceptación de estos mecanismos técnicos en los términos descritos en esta sección y en
la política de privacidad.